一、采购流程分析
识别采购需求
明确需求规格
寻找潜在来源
供应商进行建议书分析
谈判
合同
绩效评估
处置过剩品
二、采购案例-构建采购情景
假设一个情景,一位采购员接到一项任务:采购一台空调。
需求部门提出,这台空调是单位会议室使用,想要一台格力大功率柜机,预约
算0.7 万元。采购员心想,这个任务很简单,比我平常采购的定制件简单多了。
于是他很快在当地的一家百货商场里的一家空调专卖店里找到了合适的机型,开店
家报价0.6 万元。采购员将情况报告给了采购经理,采购经理否决了他的方案,
原因是采购流程不规范:其一,采购价格没有依据;其二,没有采购合同。采购
员工迅速查看了相关文件,了解到5000 元以上的办公设备属于固定资产,必须进
行三家比价并签订合同。
于是采购员继续寻源,但这时他发现事情没那么简单,当地空调市场格力品
牌的卖家很多,大功率柜机的卖家也很多,但格力大功率柜机的商家却屈指可数,
找不到足够的供应来源,于是采购员扩大了寻源规模,通过走访其他品牌空调卖
家及网店,终于找到了足够数量的供应来源,通过比价确定了意向的采购商家。
但这时又遇到了一个问题,店家提出只买一台空调能不能不签合同,如果一定要
签合同需要上报总公司,流程为1-2 周,采购员及时沟通了采购管理部门及需求
部门,最终确定要签订合同。一周后,采购合同完成签订,三天后,货到付款。
三、案例分析-基于采购周期
我们再次回顾案例,有助于帮助我们理解采购周期。
依然,假设一个情景,一位采购员接到一项任务:采购一台空调。
采购员了解到采购需求有四点:会议室使用、格力牌、大功率、柜机,预算
0.7 万元,于是采购员开始寻找格力3 匹立柜式空调,起初,通过单一来源报价,
他的采购订单被采购经理否决,通过查阅文件,他意识到这项采购任务还有几个
隐藏需求:(1)供应商正规,能提供报价单、增值税专用发票、合同(2)隐藏
的交期,夏天快来了,必须赶在气温升高前买到空调,采购员感受到了交期压力。
(3)供应商须提供上门服务,且由于是到单位内部施工,作业队伍必须规范(4)
空调尺寸、颜色必须与会议室环境协调、美观。
进一步寻源的过程中,采购员发现找不到足够的合格供方,于是采购员分析
了采购需求,意识到采购需求有两类:大功率、柜机是“需要的”,而格力品牌是
“想要的”,基于这一点,他扩大了寻源范围,通过三家比价,选定了供应商。
与供应商签订合同,保证了后续送货上门、安装、付款等一系列动作的完成。
四、启示
1.识别采购需求很重要。随着业务熟悉,我们可能会忽视采购需求的识别,
特别是已经买过的东西,我们拿到后认为照方抓药即可,然而长此以往,就不能
很好地满足客户需求,进而忽视了隐藏需求,更不会去区分“需要的”和“想要的”。
2.干采购必须熟悉文件制度。各行各业都是如此,不熟悉文件就会处处碰壁,
花费了精力和时间却没有完成工作。所以我们一定要先熟悉“游戏规则”再采购。
3.不要忽视比价、合同。为什么把这两个放在一起说,因为随着业务的熟悉
我们会忽视这两件事,对物料的熟悉导致忽略比价,反正“怎么比都是这个价”,
对供应商的熟悉导致忽略合同,“合作这么多年了还签什么合同”。比价虽不是万
能的,但可以在我们对市场行情不熟悉的情况下给出一个相对合理的价格,同时
它也是对我们业务人员的保护。合同在业务不发生问题的时候是对双方无形的约
束,在业务发生问题的时候是有形的工具。
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